Descubra porque a gestão de contratos é importante para sua empresa e entenda as principais etapas, dicas e benefícios.
Além de fazer parte do dia a dia empresarial, a gestão de contratos é importante para a prevenção de problemas durante o caminho rumo aos resultados almejados pelas empresas.
Afinal, trata-se de um processo ligado diretamente a performance financeira e operacional das corporações, que tem como objetivo:
- Reduzir custos, analisar e identificar tendências e até mesmo mitigar problemas futuros envolvendo uma negociação.
Neste contexto, as atividades que englobam esta gestão são indispensáveis para a empresa ter um controle correto de documentos.
Principalmente porque, sem um processo definido que ajuda as empresas a criar, executar e gerenciar os contratos durante seu ciclo de vida, fica complicado crescer.
Então para te ajudar a resolver (e até a evitar) esses quadros negativos, preparamos este post para você entender melhor a importância da gestão de contratos.
Mas o que é Gestão de Contratos?
A Gestão de Contratos trata-se do conjunto de práticas e ações administrativas que tem como objetivo supervisionar e validar todas as entregas acordadas em contrato.
Um processo que acompanha todo o ciclo de vida do documento, desde a criação até o vencimento do mesmo.
Até porque o contrato é o documento que respalda as obrigações e direitos das partes envolvidas: o contratante e o contratado.
Então no contexto corporativo (e até mesmo no pessoal ), a Gestão de Contratos é essencial para a prevenção de danos para as partes envolvidas.
Importância da Gestão de Contratos
No momento em que um contrato é firmado, existem diversos fatores que levam as partes envolvidas a concordarem com as cláusulas definidas.
Mas a verdade é que nem toda empresa dá a devida importância aos contratos depois que já estão assinados.
Um erro grave, pois ao longo do tempo, é comum que surja a necessidade de mudar ou reajustar cláusulas desses contratos.
Afinal de contas, as circunstâncias podem mudar bastante do momento da assinatura ao longo do ciclo de vida do contrato.
Neste ponto, é essencial que haja uma revisão para entender se o contrato está de fato sendo vantajoso para a sua companhia.
Mas sem um processo definido para criar, executar e gerenciar os contratos durante todo seu ciclo de vida, fica complicado crescer.
Por isso, o gerenciamento dos contratos firmados pela empresa deve ser feito de maneira estratégica.
Um processo tão importante que pode até mesmo impactar na performance financeira e operacional da sua empresa.
Tudo isso porque, com uma gestão de contratos eficiente, é possível:
- Diminuir riscos, estudar e encontrar tendências ou questões futuras.
Sendo assim, sem uma boa Gestão de Contratos, existe uma chance real de sua empresa perder dinheiro.
Então fique atento, que agora você vai entender como funciona a Gestão de Contratos.
Como funciona?
Ao contrário do que você imaginou, a gestão de contratos é algo que não atinge apenas o setor administrativo ou financeiro.
Na verdade, trata-se de um processo que envolve toda a empresa.
Sua prática tem influência no dia a dia das áreas de operações, do chão de fábrica (no caso da indústria), no orçamento e até mesmo no atendimento ao cliente.
Então não se trata apenas de assinar e arquivar o documento assinado.
As questões apresentadas na gestão de contrato começam na fase pré-contratual e continuam ao decorrer da fase contratual e também no pós-contratual.
Outro ponto importante envolve o sigilo de informações, a prestação de serviços de suporte previsto em contrato, entre outros.
Neste cenário, as obrigações contratuais ganham uma importância além do âmbito jurídico, já que é preciso preservar a reputação das partes envolvidas na negociação.
Objetivo da Gestão de Contratos
A gestão de contratos é crucial para a sua empresa não cair em armadilhas administrativas e legais relacionadas aos contratos firmados.
Assim, você evita prejuízos e outros tipos de ocorrências negativas.
Além disso, a gestão de contratos é uma forma da empresa se manter em compliance com os padrões regulatórios e normas que cada setor possui.
- Lembre-se que o contrato é a base da sua relação com um cliente, fornecedor ou parceiro.
Logo, a gestão de contratos também é uma forma de zelar e valorizar o seu relacionamento com todos os envolvidos.
Mas não pense que esta é uma tarefa tão simples.
Afinal, sem a correta organização dos processos, sua empresa pode se perder – tanto nas entregas já firmadas como nos contratos que ainda não fechados.
Por isso, o bom gerenciamento surge como a melhor prática para simplificar esses processos e levar os negócios à frente.
7 Etapas Principais
Conheça agora as principais etapas que devem ser executadas em todo fluxo de elaboração e vigência de um contrato.
1 – Planejamento
Aqui, o time responsável pela gestão de contratos deve definir:
- Condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações das partes envolvidas.
Ou seja, além de servir de rascunho, também é uma etapa para se compreender o instrumento legal por completo.
Assim, todas as informações são compartilhadas de forma transparente, facilitando o entendimento sobre as responsabilidades antes mesmo do documento ser formalizado.
2 – Elaboração
Após planejar, é hora de redigir o documento.
Neste caso, se sua empresa tiver um setor jurídico interno, é ele que será o responsável pela elaboração do contrato.
Mas se não tiver essa estrutura, o recomendado é contratar o serviço de um escritório de advocacia.
E não se esqueça de contar com uma redação bem objetiva e transparente, para evitar ruídos de comunicação e interpretação.
3 – Negociação
A negociação é onde as partes envolvidas discutem e repassam as cláusulas contratuais, buscando a concordância com tudo que foi escrito.
Se houver discordâncias, o documento deve voltar ao jurídico para analisar as possíveis alterações e para uma nova (e efetiva) revisão do documento.
Nesse ponto, é vital que questões como cronograma de entregas e sanções sejam acordadas por todos os envolvidos.
4 – Aprovação
Agora que você já tem tudo bem acordado entre as partes (do conteúdo as cláusulas do contrato), é hora de selar juridicamente a aprovação do contrato através da assinatura.
5 – Efetivação
Aqui é onde as partes começam a executar o que foi acordado em contrato.
Logo, esta é uma das etapas mais importantes da gestão de contratos, pois é necessário realizar todo o acompanhamento dos processos.
Assim, é possível garantir que as cláusulas sejam cumpridas integralmente, sem equívocos e possíveis prejuízos para a sua empresa.
6 – Revisões
É raro um contrato se manter o mesmo desde o dia da sua assinatura até o fim da validade jurídica.
Isso porque quase sempre são necessárias mudanças – concordadas em unanimidade por ambas as partes, sem atritos na relação comercial.
Neste ponto, a revisão do contrato pode ser necessária quando…
- Existe uma mudança no produto
- Atualização de uma versão (em caso de softwares)
- Novos regulamentos entram em vigor – como é o caso da LGPD, entre outros.
Portanto, a revisão é um processo necessário nesses casos em que é preciso complementar o contrato com alguns aditivos.
7 – Encerramento
Na última etapa, sua equipe deve verificar o contrato para examinar o cumprimento dos acordos estabelecidos.
Por isso, outra revisão é necessária em busca de pendências em aberto.
Uma vez que não haja nenhum problema, o contrato se dá por encerrado.
Vantagens
Como dito anteriormente, uma das principais vantagens em aplicar a gestão de contratos é ter maior controle sobre os riscos de um negócio.
Entretanto, este processo também contribui para outros benefícios importantes, como você pode ver a seguir.
1 – Satisfação do Cliente
Com maior controle sobre o que é acordado no contrato, você vai entender completamente o nível de entrega exigido, e assim, pode se organizar para cumpri-lo.
Dessa forma, a satisfação do cliente se torna algo praticamente garantido — pois o que foi acordado passou pelo crivo dos gestores e do jurídico da empresa.
2 – Minimizar erros
Com uma boa gestão de contratos, você tem um processo de negociação mais organizado.
Isso ajuda a diminuir os erros de interpretação que podem levar a desentendimentos quanto ao nível de entrega e qualidade do serviço prestado.
3 – Eficácia operacional
A gestão de contratos é, antes de tudo, uma ação que favorece a criação de uma boa relação com os clientes e fornecedores.
Afinal, você alinha expectativas e estabelece uma base para melhor produzir, conforme seu potencial e suas necessidades.
Assim, é possível que a empresa conquiste maior eficácia operacional, pois trabalha dentro dos próprios limites.
4 – Evitar futuros prejuízos
O gerenciamento também contribui para um acompanhamento dedicado do contrato, evitando erros e prejuízos futuros para a empresa.
É uma garantia que proporciona maior respaldo jurídico, pois garante que todos os direitos e obrigações previstos no contrato serão seguidos e cumpridos por ambas as partes.
5 – Reduzir custos
Ao conhecer os riscos e os possíveis prejuízos em relação a um contrato, é possível que a empresa consiga melhorar seu planejamento produtivo.
Assim, controla datas e prazos de entrega e reforça a gestão da qualidade, evitando danos que possam prejudicar o bolso da empresa em curto, médio ou longo prazo.
Como começar a fazer uma boa Gestão de Contratos
No dia a dia da sua empresa, alguns recursos são essenciais para que sua gestão seja encaminhada de um jeito proveitoso e benéfico.
Para começar, é essencial…
- Conhecer todas as etapas da gestão de contratos
- Monitorar os contratos (andamento, cumprimento das cláusulas e possiveis atualizacoes)
- Fazer revisões nos termos de contrato
- Ter atenção e muita organização
- Contar com ferramentas eficientes de gestão
Este último ponto, inclusive, vai facilitar muito a sua vida, trazendo mais rapidez e eficiência para a sua gestão.
Pois a verdade é que, uma solução adequada garante maior nível de controle sobre o seu processo de gestão de contratos.
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Afinal, quando o assunto é processos de gestão e tarefas, o caminho para a produtividade e eficiência começa no poder dos dados.