Assim como a maioria dos gerentes e administradores, aposto que você não acorda de manhã dizendo que está animado para verificar a gestão de despesas do seu projeto.
E está tudo bem com isso! Na verdade, o mais comum é o adiamento desse rastreamento de despesas, mas quando chega na época de apresentar os relatórios, você se vê correndo de um lado para o outro tentando reunir todos os dados?
Agora pense comigo, quanto tempo (e estresse) você poderia ter economizado se soubesse a importância e como fazer o acompanhamento correto das despesas de um projeto?
Pois neste artigo, você vai aprender de uma maneira simples e didática a importância de ter um controle de custos durante a execução de um projeto.
Continue lendo este artigo para saber mais sobre:
- Por que acompanhar as despesas do meu projeto é tão importante?
- Quais são os riscos de não acompanhar as despesas do projeto?
- Que etapas estão envolvidas na criação e gerenciamento de um orçamento de projeto?
- Como fazer um controle de custos bem-sucedido?
- Planilha para acompanhar as despesas do projeto e facilitar sua vida
Por que fazer a gestão de despesas do seu projeto é tão importante?
Em poucas palavras eu posso afirmar que o sucesso do gerenciamento do seu projeto está diretamente ligado com o controle de custos. E isso é algo que todos os gerentes de projetos devem estar bem familiarizados.
Confesso que manter as tarefas organizadas ao mesmo tempo que você se mantém consciente do controle de custos, não é uma aptidão fácil de se desenvolver.
Apesar de a organização de tempo e os recursos serem vitais para o sucesso do projeto, a performance dos custos é o que define o resultado positivo do plano.
E aqui estão outras 6 razões pelas quais você deve acompanhar as despesas do seu projeto:
- Consciência financeira: quanto mais você acompanha os seus custos durante a execução do projeto, mais você tem liberdade para fazer alterações e manter seu plano dentro do prazo e do orçamento estipulado durante o planejamento.
- Evitar conflitos: através do rastreamento das despesas, você pode evitar conflitos que possam existir entre notas e recibos, principalmente quando esses custos necessitarem ser reembolsados para membros da equipe.
- Investimentos: se você tem um relatório e também um banco de dados com todas as informações das despesas do projeto, é muito mais fácil na hora de apresentar evidências da viabilidade do projeto para algum investidor.
- Deduções fiscais de despesas comerciais: o responsável pela contabilidade da empresa pode solicitar um relatório completo dos custos finais do projeto. Isso é extremamente importante pois muitos desses custos podem ser deduzidos do seu imposto de renda, em outras palavras, você pode receber dinheiro de volta.
- Você mantém seus funcionários felizes: quando você tem uma equipe envolvida no projeto, provavelmente eles irão precisar em algum momento pagar por despesas que deverão ser reembolsadas pela empresa, tais como viagens, alimentação e outras. Quando esse reembolso é feito de maneira imediata, você consegue engajar e manter sua equipe mais feliz durante a execução do projeto.
- Suporte para projetos futuros: quando você acompanha, você tem maior poder de controle sobre o que está sendo gasto e também consegue organizar todas essas informações em um banco de dados que dará suporte ao orçamento e planejamento de projetos futuros.
Quais são os riscos de não acompanhar as despesas do projeto?
Você já sabe que o sucesso do seu projeto está diretamente ligado também a eficiência e eficácia do seu controle e acompanhamento de custos.
Por outro lado, o insucesso significa você não ter relatórios que possam contribuir para projetos futuros, podendo até mesmo comprometer outros gastos importantes da empresa.
A depender da complexidade do projeto e do nível orçamentário, a ineficiência no acompanhamento pode levar a empresa a ter problemas financeiros e chegar ao ponto de faltar dinheiro para concluir o projeto.
Como você já viu no tópico anterior, quando você consegue supervisionar de maneira precisa, você contribui não só para o projeto atual, mas dá suporte para o sucesso de projetos futuros maiores e de maior impacto para a empresa.
Que etapas estão envolvidas na criação e gerenciamento de um orçamento de projeto?
- Pré-planejamento
Tudo bem, eu sei que isso é bem óbvio. Mas a verdade é que muitas pessoas ignoram essa etapa na hora de fazer o orçamento do projeto.
É aqui que você se reúne com a sua equipe e faz uma estimativa o mais real possível daquilo que vocês vão encontrar durante o projeto.
Se você fez o dever de casa, esse é o momento também de analisar no seu banco de dados as planilhas de outros projetos semelhantes ao que está planejando. Nesse momento procure identificar pontos fortes e as áreas de crescimento e melhoria.
- Orçamentos estimados
Após a fase de pré-planejamento, você terá em suas mãos a estimativa do projeto e o dinheiro inicial estará disponível para você dar início às demais fases.
Nesta etapa você deve especificar no seu cronograma os recursos do projeto, incluindo como será o custo mensal para execução. Afinal, não basta apenas ter uma estimativa geral, você vai precisar ter documentado abertamente com sua equipe as despesas mensais previstas.
- Estabelecer controles de custo
Depois de planejar e definir onde cada parte do dinheiro será utilizado, chegou a hora de atribuir permissões.
Onde você dará poderes diferentes na tomada de decisões na hora de liberar o dinheiro. Isso é importante para não sobrecarregar uma única pessoa com a liberação de dinheiro para várias partes diferentes do projeto.
Em resumo você precisa saber que diferentes tipos de gastos podem exigir diferentes cargos e assinaturas para seu pagamento.
- Acompanhamento de custos
De fato chegou o momento de realizar o acompanhamento das despesas do projeto. É normal que em um determinado mês você esteja abaixo ou acima do esperado em termos de orçamento.
A documentação em tempo real por meio de planilhas de controle de despesas é essencial para que você possa ter o controle dos gastos.
Não se esqueça de manter sua equipe motivada quando eles conseguirem cumprir as metas orçamentárias para aquela etapa do projeto, da mesma forma que se caso tenha ocorrido atrasos, busque analisar e encontrar maneiras de acelerar o progresso do projeto.
- Medindo resultados
Em projetos futuros você vai precisar analisar os resultados de projetos anteriores. Por isso, é importante que ao final de cada período do relatório você calcule suas métricas.
Principalmente avaliando o orçamento que você fez no seu pré-planejamento e o quanto de dinheiro o projeto gastou fora disso.
Se você tiver seguidos todas as etapas que mostramos até aqui, provavelmente seus número devem estar bem próximos daquilo que você esperava gastar.
- Atualizar a previsão
Quando você planeja um projeto, você planeja sabendo que imprevistos podem acontecer e você deve estar preparado com planos de contingência.
Isso é normal, quando você fez o seu pré-planejamento buscou ao máximo números realistas. Mas no decorrer da execução algumas coisas estão completamente fora do seu controle.
É nesse ponto que você deve ter documentado em planilhas todas as informações das despesas dos meses e etapas anteriores. Você vai precisar disso para atualizar sua previsão de custos e também fazer modificações no projeto buscando manter os custos dentro do orçamento inicial.
- Melhoria contínua
É importante que você saiba que não existe uma ciência exata para garantir que tudo saia como o previsto.
Você também não precisa se sentir fracassado quando as despesas de um projeto não saírem como planejado.
Se você seguiu todos os passos e fez o acompanhamento e controle dos seus custos, tenha a certeza que você estará em um local muito mais seguro e propício a melhoria.
Como fazer um controle de custos bem-sucedido?
A última coisa que você deseja é perder o seu emprego ou cargo porque não conseguiu cumprir com o orçamento do projeto.
Se você quer evitar que isso aconteça, existe um método que você deve seguir para fazer o acompanhamento correto das despesas do seu projeto. Ele é composto de 7 etapas, são elas:
- Implementar sistemas ou métodos
- Forneça acesso online compartilhado aos dados do orçamento
- Identificar e listar itens do orçamento
- Criar e aprovar um orçamento
- Criar modelos
- Atribuir um responsável para fazer o acompanhamento das despesas
- Acompanhe e controle em tempo real suas despesas
Esses são elementos que você deve seguir a risca para acompanhar suas despesas.
Você também pode optar por seguir modelos em planilhas ou correr o risco de ignorar isso e ter que pagar caro pelo seu erro.
Planilha para acompanhar as despesas do projeto e facilitar sua vida
Depois de tudo o que você leu eu sei que ficou claro a importância e as etapas para acompanhar as despesas do seu projeto durante o processo de execução.
Você deseja que o seu projeto seja um sucesso e tudo fique dentro do orçamento planejado.
Obviamente, para obter esses benefícios, você precisa investir em ferramentas que o ajudarão a acompanhar e controlar as suas despesas de forma simples.
Essas ferramentas são planilhas que não apenas ajudarão a diminuir a tarefa dos custos de rastreamento, mas também garantirão que cada nova despesa seja monitorada para garantir que seu projeto permaneça no caminho certo.
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