Se você já tem uma empresa em andamento, significa que precisa das melhores ferramentas para gerir as suas finanças. O Dashboard Excel reúne todas elas.
Sim, o Excel é um programa de planilhas, mas também serve como uma ferramenta multifuncional.
Dito isso, você pode usá-lo para várias tarefas relacionadas aos negócios, como rastreamento e planejamento ou análises e relatórios simples.
Em alguns casos, você nem precisa começar do zero. O Excel possui vários modelos de painéis (ou Dashboards) para você começar.
Neste artigo, veremos algumas das principais tendências, benefícios e recursos de uso do Excel e quando você deve considerar usá-lo para a contabilidade do seu negócio.
Tendências de uso do Excel para finanças empresariais
Antes de nos aprofundarmos nos recursos e benefícios do Excel, é importante entender como seu uso na contabilidade de empresas mudou nos últimos anos.
As empresas menores, por exemplo, tendem a ter e usar menos dados financeiros quando comparadas às grandes companhias.
Neste ponto, o Excel permite que essas empresas se concentrem em tarefas contábeis básicas, como planejamento e previsão de orçamento.
Benefícios do uso do Excel para finanças empresariais
- Comparar conjuntos de dados: compare conjuntos de dados financeiros – como total de contas a pagar x contas a receber – para calcular o volume de fluxo de caixa em um determinado período. Você pode acompanhar os custos recorrentes para ter uma ideia mais clara de onde seu dinheiro está indo e (se aplicável) dividir os clientes em grupos com base no tamanho, local ou compra para ver quais grupos geram mais receita para o seu negócio.
- Gerar relatórios personalizáveis: crie relatórios baseados em modelos (incluindo tabelas e gráficos) que podem ser reutilizados para tarefas como gerenciamento de faturas e estimativa de volumes de fluxo de caixa. Esses relatórios podem ser personalizados conforme necessário para adicionar mais pontos de dados (como várias/diferentes taxas de impostos estaduais), sem a necessidade de criar um novo modelo do zero.
- Automatizar entrada de dados: as macros do Excel ajudam a automatizar tarefas repetitivas de entrada de dados financeiros (como copiar dados de fontes primárias para uma planilha do Excel). Por exemplo, você pode criar uma macro para exportar dados relacionados à fatura de um arquivo CSV e preencher o modelo de gerenciamento de fatura relevante na sua planilha do Excel.
Principais recursos do Excel usados para finanças empresariais
1. Tabelas dinâmicas:
Localizadas no menu “Inserir” do Excel, elas são um formato de tabela avançado, que resume conjuntos de dados complexos com base em um intervalo de células selecionado.
A partir daí, os usuários podem filtrar os dados selecionados em uma janela separada.
As tabelas dinâmicas são excelentes para resumir dados contábeis brutos e classificá-los em diferentes categorias.
Digamos que você precise classificar os itinerários para o gerenciamento de despesas. Você pode usar uma tabela dinâmica para filtrar conjuntos de dados complexos e resumir as despesas por categoria.
2. Análise de variações hipotéticas:
Localizada no menu “Dados” do Excel, ajuda a prever resultados alterando os conjuntos de dados em uma fórmula.
Em outras palavras, esse recurso permite que os usuários testem novos resultados modificando os dados sem remover ou alterar o conjunto de dados primário.
Ele é ideal para gerenciamento de fluxo de caixa e para o orçamento geral e processos de previsão.
Permite que os usuários testem várias estimativas de orçamento em um formato gráfico e alterem a previsão para essas estimativas com base nas modificações executadas.
3. Folhas de previsão:
Esse recurso está localizado no mesmo menu da “análise hipotética” e ajuda os usuários a preverem tendências de dados com base em valores históricos.
Ele antecipa tendências em um formato gráfico em vez de simplesmente alterar os valores dos dados em uma célula.
Essa ferramenta é relevante apenas se você tiver dados históricos abrangendo vários anos.
- Por exemplo, se você tiver dados de fluxo de caixa dos últimos anos, poderá incluir esses dados em uma tabela e usar esse recurso para criar uma nova planilha com um gráfico prevendo tendências futuras no seu volume de fluxo de caixa.
Modelos de contabilidade Excel gratuitos
O Excel vem com modelos prontos para todos os tipos de funções contábeis, como faturas, orçamento e muito mais.
Você pode obter folhas de reconciliação bancária, livros contábeis, modelos de faturamento e rastreadores de finanças pessoais diretamente da Microsoft.
A partir daí, há uma série de recursos online para ajudar você a configurar seus modelos de contabilidade gratuitos do Excel, como vídeos do YouTube que orientam com vários modelos.
3 recomendações para usar o Excel nas finanças empresariais
A seguir, lembre-se de algumas coisas se você estiver usando (ou pensando em usar) o Excel para as finanças do seu negócio:
- Familiarize-se com os modelos oferecidos pela Microsoft. Pesquise modelos online para determinar se o que a Microsoft oferece atende às suas necessidades. Depois de se familiarizar com um modelo, você pode personalizá-lo com base em seus requisitos exclusivos (por exemplo, estimar seu orçamento mensal ou trimestralmente, adicionar tabelas dinâmicas, incluindo seu logotipo).
- Percorra o processo de criação de modelos usando recursos online. Pesquise artigos ou vídeos online que orientam você na criação e/ou no uso de um modelo do início ao fim. Isso ajudará você a entender a interface do Excel, a apresentar funções adicionais que pode querer usar e a praticar de maneira funcional antes de usar seus próprios dados.
- Concentre-se no aprendizado de conjuntos de dados pré-preenchidos. A prática leva à perfeição. Isso vale para o uso do Excel em qualquer tarefa financeira, como gerenciamento de fluxo de caixa. Depois de finalizar um modelo, você pode praticar usando-o com conjuntos de dados pré-preenchidos para garantir que você entenda como usá-lo antes de inserir seus próprios dados.
É muito importante verificar se a sua disponibilidade de tempo organizacional faz sentido com as dicas desse artigo.
Mas, se você não quiser ou não pode “perder tempo” preenchendo planilhas e fazendo fórmulas, uma solução simples é baixar um Dashboard Excel Premium, pronto para uso.
- Para usar, não é necessário entender de contabilidade ou ser um especialista em TI. Basta inserir seus dados nos campos apropriados e a ferramenta faz todo o resto. Fácil de usar e desenvolvido para ajudar você a gerenciar melhor seus negócios.